Archiviazione Elettronica

Permettetetici di migliorare il vostro business online:
 

Approfondite ora l'argomento Archiviazione Elettronica :

Archiviazione Elettronica e consultazione dei dati di archivio
su supporti digitali online e offline

 

Consulenze Informatiche

Le soluzioni informatiche attuali offrono sistemi di archiviazione elettronica e conservazione dei dati che sono sostitutive a quelle precedenti effettuate su carta.

Questo processo di passaggio alla archiviazione elettronica dei dati dal precedente sistema cartaceo è chiamato "dematerializzazione".

Possiamo aiutarvi a migliorare il vostro ciclo aziendale della carta, della fatturazione e archiviazione con nuovi sistemi informatici.

Un esempio : la fattura non viene mai stampata e circola nelle reti informatiche aziendali sotto forma di immagine, che - conservata secondo i principi della delibera CNIPA 11/04 e del DM 23 gennaio 2004 - è valida e rilevante ad ogni effetto di legge.

I vantaggi della Archiviazione Elettronica :

  1. Facilità di richiamo e di invio dei documenti informatici tramite web o intranet sia per esigenze legate alla nostra contabilità interna sia per i nostri clienti che possono visionare i documenti quando lo desiderano collegandosi semplicemente online in sezioni protette del nostro sito o ricevendoli tramite email.
  2. Associazione immediata di elementi ad un ciclo organizzativo. Si pensi ad esempio alla possibilità di vedere subito l’eventuale nota di credito ed i documenti di trasporto associati ad una fattura.
  3. Risparmio in termini di spazi aziendali : centinaia di documenti possono essere “legalmente” sostituti da un semplice supporto di memorizzazione, come il CD o il DVD.
  4. Sicurezza sugli accessi ai documenti che possono essere protetti con password.
  5. Ottimizzazione dei tempi da dedicare alla gestione dei documenti, che si traduce in minore tempo necessario alle nostre risorse per eseguire gli stessi compiti.
  6. Integrazione facile e veloce dei documenti digitalizzati nei programmi gestionali.
  7. Tutela dell'ambiente per la riduzione dei materiali di consumo (carta, cartucce ...)

L'archiviazione Digitale vi aspetta.

Caratteristiche generali del software di archiviazione :

Il software di archiviazione dei documenti possiede le seguenti caratteristiche:

  1. - Le funzionalità sono disponibili mediante interfaccia web consultabile tramite browser
  2. - L’Accesso al sistema è protetto da password personale
  3. - La consultazione delle informazioni presenti in archivio necessita di una connessione ad internet o alla rete aziendale
  4. - Ogni documento può essere descritto mediante voci testuali e associato a informazioni di categorizzazione.
  5. - Le categorie dei documenti sono personalizzabili e possono essere create, modificate, eliminate secondo le esigenze organizzative.
  6. - A ogni profilo (dati descrittivi utili alla successiva ricerca) di documento si possono allegare file elettronici nei formati tipici (pdf, word, excel, immagini, ecc) .
  7. - Un sistema avanzato di ricerca dei dati aziendali archiviati con filtri evoluti, consente di rintracciare i documenti per parola chiave presente nella descrizione del profilo, per data di immissione del documento, per tipologia o per categoria.
  8. - il Software è dotato di un archivio di anagrafica clienti.
  9. - A ogni documento può essere associato un nominativo (o più) presente in anagrafica
  10. - Un sistema di protezione consente di specificare e determinare quali tipologie o specifici documenti siano visibili ai diversi utenti: ogni utente può vedere solo i documenti di propria competenza, viene così realizzata una condivisione controllata dei file fra più utenti della azienda.

 

Sono previsti controlli per le autorizzazioni al singolo documento, al singolo progetto, alla singola tipologia di documento per ogni utente o gruppo; sostanzialmente una griglia di controllo che può essere più o meno stretta in base alle politiche aziendali.

Con il funzionamento dell’archivio mediante server connesso a internet vi è la possibilità di fornire accessi personalizzati agli archivi aziendali anche a collaboratori esterni all’azienda Il software di archiviazione dei documenti costituisce dunque una valida soluzione per avere l’archivio online, per condividere documenti con i colleghi e per avere un ufficio virtuale sempre disponibile che consente di avere a disposizione tutte le informazioni come se fossero nel computer di ogni utente.

Su specifiche necessità il programma può essere customizzato come lo desiderate. Il software consente l’inserimento di informazioni, la ricerca e visualizzazione da una unica e intuitiva interfaccia grafica. Pensata per consentire un utilizzo semplice e veloce e un apprendimento all’utilizzo immediato.

 

Vi proponiamo diverse soluzioni di archiviazione :

 

1)

SISTEMA INTEGRATO PER L'ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI CON CRM INCLUSO, Mail Server con gestione Pec, Fax via Web, Mail Marketing, Posta prioritaria e raccomandate, Telefonia VOIP. Programma presentato qui : http://www.ilmiogestionale.eu/programma_gestionale_archiviazione_documentale_con_crm.php

2)

PROGRAMMA PER LA SCANSIONE DOCUMENTI, DIGITALIZZAZIONE E GESTIONE ARCHIVI

Programma presentato qui : http://www.ilmiogestionale.eu/programma_gestionale_archiviazione_documentale_digitalizzazione.php

3)

GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI DA REMOTO CON SERVIZI GRATUITI

Gestione Documenti Aziendali,Gestione Documenti Aziendali, Consultazione e Modifica da Remoto - Sistemi per la consultazione dei Documenti Aziendali Da Remoto
Vi offriamo differenti sistemi di accesso ai vostri dati aziendali quando siete fuori dal vostro ufficio.

Accesso con un click al vostro desktop 

Il nostro studio è lieto di configurarvi un programma di un solo file, eseguibile con un semplice click, da qualsiasi computer pc, che vi permette di accedere al vostro desktop da remoto, operando sul vostro computer come se fosse davanti a voi. Non occorrono installazioni, ed il file lato client potrà essere conservato su una penna USB e utilizzato da qualsiasi computer pc. La connesione è sicura e crittografata. E' possibile acquistare separatamente anche la app per smartphone ANDROID o IPHONE per la connessione remota al vostro computer da cellulare. Requisiti Necessari : IP STATICO per accesso ad internet dalla postazione pc del vostro studio, Possibilità di Editare il File di configurazione del vostro ROUTER per aprire una porta di comunicazione protetta con il programma.   
Google Docs  
Il nostro studio è lieto di assistervi nella configurazione e formazione all'utilizzo del programma GOOGLE DOCS o Google Documenti e Google Apps for Business per convidere subito i vostri documenti aziendali con un vostro gruppo di lavoro e utilizzare tanti strumenti indispensabili per la vostra azienda. 
Sarete in grado di Elaborare Testi, Fogli di Lavoro e Presentazioni direttamente Online, condividendo i files da qualsiasi computer o smartphone.
Queste le funzioni in sintesi :
GMAIL Email, messaggistica immediata, chat vocale e video Ogni utente può usufruire di 50 GB di spazio di archiviazione per email e chat (50 volte superiore alla media del settore). Accesso alla tua posta in qualunque momento e luogo Gmail è una soluzione sicura offerta tramite Web, che ti consente di essere produttivo in ufficio, a casa, per strada e sul tuo cellulare persino quando non sei connesso a Internet. Sincronizzazione con Android, iPhone e BlackBerry Sfrutta i vantaggi di Google Apps sulle piattaforme mobili più importanti.

GOOGLE CALENDAR 

Facile pianificazione degli appuntamenti Sovrapponi più calendari per controllare la disponibilità delle persone. Google Calendar manda gli inviti e gestisce le risposte. Integrazione con il tuo sistema di posta Google Calendar è integrato in Gmail e interoperativo con le applicazioni di calendario più diffuse. Condivisione dei calendari dei progetti I calendari possono essere condivisi in tutta l'azienda o con determinati collaboratori. Una serie di impostazioni di condivisione consente di mantenere la sicurezza e la privacy. Accesso con il tuo dispositivo mobile Visualizza e modifica i dettagli di un evento, aggiungi nuovi eventi e invita gli ospiti su dispositivi mobili come BlackBerry e iPhone. Puoi anche ricevere notifiche via SMS. Pubblicazione di calendari Pubblicizza eventi aziendali esterni pubblicando un calendario nella galleria di Google Calendar. Incorpora facilmente i calendari nelle pagine web.
GOOGLE DOCS Accesso in qualunque momento e da qualsiasi luogo ai vostri documenti aziendali Google Docs è una soluzione sicura basata sul Web, che ti consente di essere produttivo ovunque ti trovi e anche con il cellulare, persino quando non sei connesso a Internet. Compatibilità con più sistemi operativi Google Docs funziona nel browser su PC, Mac e Linux e supporta formati comuni quali .doc, .xls, .ppt e .pdf. Semplice caricamento e condivisione dei file I file archiviati in Google Docs sono sempre accessibili e vengono eseguite copie di backup online. Controlli di accesso sicuri. Gli amministratori possono gestire le autorizzazioni di condivisione dei file a livello di sistema, mentre i proprietari dei documenti possono condividere e revocare l'accesso ai file in qualsiasi momento.
Google Cloud Connect for Microsoft Office Google Cloud Connect for Microsoft Office porta la modifica collaborativa dei documenti nell'interfaccia familiare di Microsoft® Office. Puoi condividere, creare copie di backup e simultaneamente modificare i documenti di Microsoft Word, PowerPoint® ed Excel® con i tuoi collaboratori.
Google Video for Business Google ospita ed esegue lo streaming dei tuoi video in maniera sicura. I dipendenti non dovranno più condividere video tramite email oppure sovraccaricare la struttura IT per una soluzione di condivisione video. Un canale video per la tua azienda La condivisione di video rende i contenuti aziendali, quali corsi di formazione e comunicazioni dei dirigenti, più efficaci, coinvolgenti e personali. Massima protezione per i tuoi video privati I dipendenti possono condividere i video con i collaboratori in tutta sicurezza, senza esporre informazioni riservate. Accesso in qualunque momento e luogo. Google Video è una soluzione sicura disponibile sul Web, quindi puoi accedere ai video della società ovunque ti trovi. Compatibilità con più sistemi operativi Google Video funziona sul browser su PC, Mac e Linux.   

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