Il programma per la gestione dei preventivi è veramente facile da utilizzare e vi permetterà di verificare automaticamente tutte le operazioni più importanti dalla redazione di un preventivo alla sua accettazione direttamente online. Costituirà un insostituibile patrimonio di dati per effettuare statistiche sui preventivi effettuati (archivio storico).

La gestione dei preventivi avviene nel modo seguente :

1) Il cliente si registrerà autonomamente sul vostro sito inserendo i suoi dati personali. I dati, compresa username e password di accesso verranno inviati automaticamente al suo indirizzo email per essere conservati.

2) Il cliente potrà effettuare il login, da questo momento, con la sua lingua di appartenenza visto che il sistema è multilingua.

3) All’interno della sua area personale potrà creare un nuovo preventivo per un massimo di 10 prodotti. Una volta compilato il form, automaticamente il sistema indicherà che il preventivo è in stato di attesa ed invierà una email al cliente per una conferma di invio della richiesta ed una all’amministratore del sito per invitarlo ad effettuare il calcolo del preventivo.

Al cliente arriverà un messaggio come segue :
Gentile Cliente,
La ringraziamo per averci inviato la sua richiesta di preventivo.
Provvederemo al più presto alla sua stima.
Quando il preventivo sarà calcolato, verrà subito informato tramite email. Grazie.

3) L’amministratore avvisato dalla email si recherà sul sito ed effettuerà il calcolo del preventivo (con campi che effettuano conteggi automatici di iva e totale parziale e generale), eseguito il quale, il sistema avvertirà automaticamente il cliente con un messaggio come segue :

Gentile Cliente,
La ringraziamo ancora una volta per averci richiesto un preventivo. Abbiamo calcolato la sua spesa e la invitiamo a visitare nuovamente il sito web per visualizzare il preventivo. Grazie.

6) Il cliente si recherà sul sito e se il preventivo lo soddisfa, tramite un semplice click sul link preposto lo potrà accettare.
Un'ultima email arriverà così sia al cliente che all’amministratore, per una conferma finale.

Al cliente arriverà un messaggio come segue :
Gentile Cliente,
La ringraziamo per aver accettato il nostro preventivo. Seguiranno le procedure normali di acquisto fino alla fatturazione dei prodotti o servizi richiesti. Qualora non fosse stato lei a inviare la conferma è pregato di avvisarci entro 24 ore, oltre le quali evaderemo l'ordine. Grazie. Per visualizzare il suo preventivo già confermato e gli altri eventualmente richiesti si colleghi a questo indirizzo : http://www.nomesito.it Username e password le sono state già comunicate. Cordialità.

Vi sono molte altre funzioni che saremmo lieti di mostrarvi personalmente, tra cui vi segnaliamo la stampa dei preventivi anche in PDF e una maschera all'interno del programma per MODIFICARE DA SOLI TUTTI I MESSAGGI ed inserire autonomamente il testo di tutte le email che vengono inviate al cliente. Potrete cambiare il vostro indirizzo per ricevere le email in base all'area aziendale interessata, il testo e l'oggetto delle lettere che il programma invia al cliente nei vari passaggi.

Abbinato al programma per la gestione dei preventivi è richiesto l'acquisto di un programma di terze parti che vi permetterà di gestire anche la fatturazione online. Il programma per la gestione delle fatture che non è di nostra creazione, per cui occorre acquistarne una licenza a parte, è quanto di meglio possiate trovare per effettuare tutte le operazioni di cui avete bisogno.

Integrando il programma per la gestione dei preventivi con il programma per la gestione della fatturazione avrete tutte le funzioni che vi indichiamo qui sotto :

LATO UTENTE :
- accesso protetto da password
- creazione automatica ed in completa autonomia del profilo cliente. (Ogni cliente può iscriversi da solo sul sito per richiedere preventivi, accettarli e vedere le sue fatture. Anche l’amministratore può creare nuovi profili clienti all’interno della sua area protetta)
- scelta della lingua (italiano o inglese o altre lingue)
- all’interno della sua area personale dal menu di navigazione l'utente può : richiedere preventivi - visionare i preventivi – accettare i preventivi – visionare le sue fatture – scaricare le fatture – vedere i dati del suo account – modificare i dati del suo account nella completa osservanza della legge sulla Privacy.

LATO AMMINISTRATORE :
- accesso protetto da password
- area clienti : lista clienti – ordina per nome – ordina per loginID – ordina per email – aggiungi un nuovo cliente – cancella tutti i clienti – edita il profilo di ogni cliente – vedi tutte le fatture di un cliente
- area preventivi : vedi tutti i preventivi arrivati – vedi ogni singolo preventivo in PDF – edita lo stato di un preventivo – modifica un preventivo – crea un preventivo selezionando il cliente e tutti i suoi dati personali da una sola casella a discesa - cancella un preventivo – converti automaticamente preventivo in fattura una volta che è stato accettato.
- area prodotti : lista dei prodotti – crea un nuovo prodotto o servizio
- area fatture : mostra fatture – nascondi fatture pagate – fatture ricorrenti – aggiungi fatture – cancella fatture – creazione fattura selezionando dalla lista prodotti
- area strumenti : ricerca fatture e clienti – report finanziario constatistiche sui clienti e fatturazione – notifica clienti – invia email a tutti – edita annuncio iniziale – crea pdf con tutte le fatture - edita messaggio home page - modifica configurazione email per invio dei messaggi nei preventivi richiesti dai clienti

Un elemento importante che vogliamo sottolineare è la possibilità di trasformare automaticamente i vostri preventivi in fatture !