Archiviazione Elettronica e conservazione dei dati di archivio su supporti digitali

Archiviazione Elettronica e conservazione dei dati di archivio
su supporti digitali

Consulenze Informatiche

Le soluzioni informatica attuali offrono sistemi di archiviazione elettronica e conservazione dei dati che sono sostitutive a quelle precedenti effettuate su carta.

Questo processo di passaggio alla archiviazione elettronica dei dati dal precedente sistema cartaceo è chiamato "dematerializzazione".

Possiamo aiutarvi a migliorare il vostro ciclo aziendale della carta, della fatturazione e archiviazione con nuovi sistemi informatici.

Un esempio : la fattura non viene mai stampata e circola nelle reti informatiche aziendali sotto forma di immagine, che - conservata secondo i principi della delibera CNIPA 11/04 e del DM 23 gennaio 2004 - è valida e rilevante ad ogni effetto di legge.

I vantaggi della Archiviazione Elettronica :

Facilità di richiamo e di invio dei documenti informatici tramite web o intranet sia per esigenze legate alla nostra contabilità interna sia per i nostri clienti che possono visionare i documenti quando lo desiderano collegandosi semplicemente online in sezioni protette del nostro sito o ricevendoli tramite email.
Associazione immediata di elementi ad un ciclo organizzativo. Si pensi ad esempio alla possibilità di vedere subito l’eventuale nota di credito ed i documenti di trasporto associati ad una fattura.
Risparmio in termini di spazi aziendali : centinaia di documenti possono essere “legalmente” sostituti da un semplice supporto di memorizzazione, come il CD o il DVD.
Sicurezza sugli accessi ai documenti che possono essere protetti con password.
Ottimizzazione dei tempi da dedicare alla gestione dei documenti, che si traduce in minore tempo necessario alle nostre risorse per eseguire gli stessi compiti.
Integrazione facile e veloce dei documenti digitalizzati nei programmi gestionali.
Tutela dell'ambiente per la riduzione dei materiali di consumo (carta, cartucce ...)

L'archiviazione Digitale vi aspetta.

Il Programma di Archiviazione Elettronica vi permette di :

- Organizzare i documenti aziendali
- Organizzare i contatti aziendali
- Condividere e proteggere le informazioni
- Fornire accessi personalizzati ai vostri archivi aziendali
- Ricercare i dati aziendali archiviati con filtri molto evoluti
- Utilizzare un motore di ricerca avanzato per i vostri archivi che consente di indicizzare le pagine di documenti in pdf, html, doc, txt, etc...

Il programma che utilizzeremo integra i flussi di lavoro, le informazioni e i documenti presenti nella vostra azienda, in modo unico ed efficiente, grazie ad un sistema informatico innovativo e sicuro. Sono previsti controlli per le autorizazioni al singolo documento, al singolo progetto, alla singola tipologia di documento per ogni utente o gruppo; sostanzialmente una griglia di controllo che può essere più o meno stretta in base alle vostre politiche aziendali.

Grazie al motore di ricerca interno al Vostro archivio aziendale, trovate qualsiasi informazione in un attimo! Potrete così guadagnare tempo nel trattamento dei documenti e delle informazioni, con uno strumento semplice e di immediato di utilizzo.

Vi elenchiamo di seguito le principali caratteristiche:
- Documenti organizzati per categorie (es. corrispondenza, fatture ...)
- Organizzazione dei documenti per progetto e pratica documentale
- Controllo totale della condivisione e protezione dei documenti tra gli utenti.
- Controllo totale dei progetti contenenti documenti
- Condivisione e protezione dei dati della rubrica contatti
- Appartenenza delle anagrafiche ai progetti documentali
- Ricerca veloce delle informazioni tramite filtri evoluti
- Archiviazione in massima sicurezza tutti i dati e i documenti di lavoro
- Distribuzione e scambio file in maniera totalmente controllata
- Rispetto della Normativa sulla Privacy

Su specifiche necessità il programma può essere customizzato come lo desiderate.

Seguono alcune foto del Programma di Archiviazione Documenti. L'interfaccia grafica è un oggetto flash con dati passati in xml e ajax, pertanto molto veloce. Lato server la tecnologia è java-struts-ibatis (MVC).

Gestione Utenti e Gruppi :