Archiviazione Elettronica online e offline per la consultazione dei dati di archivio

Archiviazione Elettronica e consultazione dei dati di archivio
su supporti digitali online e offline

Consulenze Informatiche

Le soluzioni informatica attuali offrono sistemi di archiviazione elettronica e conservazione dei dati che sono sostitutive a quelle precedenti effettuate su carta.

Questo processo di passaggio alla archiviazione elettronica dei dati dal precedente sistema cartaceo è chiamato "dematerializzazione".

Possiamo aiutarvi a migliorare il vostro ciclo aziendale della carta, della fatturazione e archiviazione con nuovi sistemi informatici.

Un esempio : la fattura non viene mai stampata e circola nelle reti informatiche aziendali sotto forma di immagine, che - conservata secondo i principi della delibera CNIPA 11/04 e del DM 23 gennaio 2004 - è valida e rilevante ad ogni effetto di legge.

I vantaggi della Archiviazione Elettronica :

Facilità di richiamo e di invio dei documenti informatici tramite web o intranet sia per esigenze legate alla nostra contabilità interna sia per i nostri clienti che possono visionare i documenti quando lo desiderano collegandosi semplicemente online in sezioni protette del nostro sito o ricevendoli tramite email.
Associazione immediata di elementi ad un ciclo organizzativo. Si pensi ad esempio alla possibilità di vedere subito l’eventuale nota di credito ed i documenti di trasporto associati ad una fattura.
Risparmio in termini di spazi aziendali : centinaia di documenti possono essere “legalmente” sostituti da un semplice supporto di memorizzazione, come il CD o il DVD.
Sicurezza sugli accessi ai documenti che possono essere protetti con password.
Ottimizzazione dei tempi da dedicare alla gestione dei documenti, che si traduce in minore tempo necessario alle nostre risorse per eseguire gli stessi compiti.
Integrazione facile e veloce dei documenti digitalizzati nei programmi gestionali.
Tutela dell'ambiente per la riduzione dei materiali di consumo (carta, cartucce ...)

L'archiviazione Digitale vi aspetta.

Caratteristiche generali del software di archiviazione :

Il software di archiviazione dei documenti possiede le seguenti caratteristiche:

- Le funzionalità sono disponibili mediante interfaccia web consultabile tramite browser
- L’Accesso al sistema è protetto da password personale
- La consultazione delle informazioni presenti in archivio necessita di una connessione ad internet o alla rete aziendale
- Ogni documento può essere descritto mediante voci testuali e associato a informazioni di categorizzazione.
- Le categorie dei documenti sono personalizzabili e possono essere create, modificate, eliminate secondo le esigenze organizzative.
- A ogni profilo (dati descrittivi utili alla successiva ricerca) di documento si possono allegare file elettronici nei formati tipici (pdf, word, excel, immagini, ecc) .
- Un sistema avanzato di ricerca dei dati aziendali archiviati con filtri evoluti, consente di rintracciare i documenti per parola chiave presente nella descrizione del profilo, per data di immissione del documento, per tipologia o per categoria.
- il Software è dotato di un archivio di anagrafica clienti.
- A ogni documento può essere associato un nominativo (o più) presente in anagrafica
- Un sistema di protezione consente di specificare e determinare quali tipologie o specifici documenti siano visibili ai diversi utenti: ogni utente può vedere solo i documenti di propria competenza, viene così realizzata una condivisione controllata dei file fra più utenti della azienda.

Sono previsti controlli per le autorizzazioni al singolo documento, al singolo progetto, alla singola tipologia di documento per ogni utente o gruppo; sostanzialmente una griglia di controllo che può essere più o meno stretta in base alle politiche aziendali.

Con il funzionamento dell’archivio mediante server connesso a internet vi è la possibilità di fornire accessi personalizzati agli archivi aziendali anche a collaboratori esterni all’azienda Il software di archiviazione dei documenti costituisce dunque una valida soluzione per avere l’archivio online, per condividere documenti con i colleghi e per avere un ufficio virtuale sempre disponibile che consente di avere a disposizione tutte le informazioni come se fossero nel computer di ogni utente.

Su specifiche necessità il programma può essere customizzato come lo desiderate. Il software consente l’inserimento di informazioni, la ricerca e visualizzazione da una unica e intuitiva interfaccia grafica. Pensata per consentire un utilizzo semplice e veloce e un apprendimento all’utilizzo immediato.

Vi proponiamo due soluzioni di archiviazione :

1) Archiviazione online per consultare le vostre informazioni e file in modo sicuro sempre

2) Archiviazione offline tramite programma software da utilizzare su singolo pc o in una intranet

3) Vi consigliamo di visitare anche la nostra pagina dedicata alla gestione dei documenti aziendali da remoto dove vi proponiamo diverse soluzioni alternative : [ click qui ].

1) Archiviazione Online

- Interfaccia web del programma con accesso protetto per consultare i vostri documenti ovunque
- Sistema avanzato di archiviazione con registrazione degli appuntamenti, note, pagamenti, Fax ...
- Personalizzazione dei campi di archivio
- Sistema avanzato di ricerca
- Sistema di protezione e sicurezza
- Accessibilità dei vostri dati ovunque tramite una semplice connessione ad internet
- Condivisione dei file fra più utenti della vostra azienda
- Backup automatici e periodici dei vostri dati per garantire il vostro lavoro
- Ricerca veloce delle informazioni
- Gestione anche di grandi archivi oltre i 50 GB

Ottima soluzione per i vostri inventari online, per condividere documenti con i colleghi e per avere un ufficio virtuale sempre con voi ! Lavorerete come se tutti i vostri dati online fossero nel vostro computer !

2) Archiviazione offline o nella intranet aziendale per :

- Organizzare i documenti aziendali
- Organizzare i contatti aziendali
- Condividere e proteggere le informazioni
- Fornire accessi personalizzati ai vostri archivi aziendali
- Ricercare i dati aziendali archiviati con filtri molto evoluti
- Utilizzare un motore di ricerca avanzato per i vostri archivi che consente di indicizzare le pagine di documenti in pdf, html, doc, txt, etc...

Il programma che utilizzeremo integra i flussi di lavoro, le informazioni e i documenti presenti nella vostra azienda, in modo unico ed efficiente, grazie ad un sistema informatico innovativo e sicuro. Sono previsti controlli per le autorizazioni al singolo documento, al singolo progetto, alla singola tipologia di documento per ogni utente o gruppo; sostanzialmente una griglia di controllo che può essere più o meno stretta in base alle vostre politiche aziendali.

Grazie al motore di ricerca interno al Vostro archivio aziendale, trovate qualsiasi informazione in un attimo! Potrete così guadagnare tempo nel trattamento dei documenti e delle informazioni, con uno strumento semplice e di immediato di utilizzo.

Vi elenchiamo di seguito le principali caratteristiche:
- Documenti organizzati per categorie (es. corrispondenza, fatture ...)
- Organizzazione dei documenti per progetto e pratica documentale
- Controllo totale della condivisione e protezione dei documenti tra gli utenti.
- Controllo totale dei progetti contenenti documenti
- Condivisione e protezione dei dati della rubrica contatti
- Appartenenza delle anagrafiche ai progetti documentali
- Ricerca veloce delle informazioni tramite filtri evoluti
- Archiviazione in massima sicurezza tutti i dati e i documenti di lavoro
- Distribuzione e scambio file in maniera totalmente controllata
- Rispetto della Normativa sulla Privacy

Su specifiche necessità il programma può essere customizzato come lo desiderate.

Per ulteriori informazioni MODULO CONTATTI ! Richiedeteci una DEMO !

Seguono alcune foto del Programma di Archiviazione Documenti. L'interfaccia grafica è un oggetto flash con dati passati in xml e ajax, pertanto molto veloce. Lato server la tecnologia è java-struts-ibatis (MVC).

Gestione Utenti e Gruppi :